VACATURE

Secretaresse - Parttime (26-32 uur)

Werkdagen: in ieder geval woensdagen en vrijdagen (of delen ervan); rest in overleg.

Secundaire arbeidsvoorwaarden:

Locatie: Vught

E-mail deze vacature!

YES!!! Weer een leuke pittige functie bij één van mijn favoriete klanten ;-) waar ik al jaren met plezier zaken mee doe.

Naast het "standaard secretaressepakket" (reizen boeken, visa aanvragen, correspondentie, (int.) meetings organiseren en notuleren, e-mailafhandeling, agendabeheer etc.) moet je heel nauw samenwerken met de Directiesecretaresse (heel kundige en echt leuke !! vrouw). Je moet haar kunnen vervangen en aanvullen. Het betreft een internationaal bedrijf (wereldwijd in top 3) en ook al heeft het bedrijf geen "sexy" uitstraling (persoonlijke uitleg nodig), is het behoorlijk dynamisch!

De functie is ontstaan vanwege uitbreiding. Het streven is een naar een bezetting van minimaal 2 secretaresses per dag, de Directiesecretaresse niet meegerekend (dat is vanwege het hoge parttime gehalte nu te vaak niet mogelijk). Het secretariaat is nu nog als volgt samengesteld: Directiesecretaresse (32 uur), drie parttime secretaresses: 4 x 9 uur, 3 x 9 uur en 1 x 8 uur. Leeftijden variëren van 44 tot 54 jaar en de secretaresses werken hier allemaal al meer dan 20 jaar. Reden temeer om nieuw bloed binnen te halen en zo het niveau van het secretariaat nog verder omhoog te trekken door nieuwe visies en vaardigheden.

Onder de holding vallen verschillende BV's, in totaal in zo'n 40 landen actief. In Nederland vallen onder de holding zo'n 225 personeelsleden (2 jaar terug waren dat er 125) en wereldwijd in totaal zo'n 650 mensen.

Mede dankzij de komst van de nieuwe Algemeen Directeur (nu 2 jaar geleden) heeft het bedrijf zich langzaam maar zeker ontwikkeld van een coöperatieve organisatie (is en blijft het) tot een dynamisch bedrijf. Er zijn de afgelopen 5 jaar steeds meer mensen van buiten de sector aangetrokken waardoor het bedrijf zich steeds verder professionaliseert en internationaliseert. Kortom: volop in ontwikkeling, en meedenken is dus gewenst.

Functie-omschrijving (omdat het een nieuwe functie betreft, kan dat nog aangepast/uitgebreid worden)

• Uitvoering geven aan secretariële werkzaamheden en de ontvangst/receptiefunctie binnen de organisatie.

• Afhandeling telefoon, fax- en e-mailverkeer, postverwerking, agendabeheer (centraal en individueel), verzorgen van de in- en uitgaande correspondentie op basis van aanwijzingen en concepten.

• Opstellen en uitwerken van correspondentie (waaronder Engelstalige) en verslagen, kopiëren en distribueren, verzenden en archiveren.

• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en uitwerking notulen. Vergaderdagen zijn (voornamelijk) op maandag, dinsdag en donderdag; indien deze dagen niet tot je vaste werkdagen behoren, moet dit tot de mogelijkheden behoren). Vast: Ledenraad (4x per jaar op dinsdagen) en RvC IPG (4x per jaar op donderdagen) en INCIDENTEEL vergaderingen overnemen (Bestuur, RvC, Directie en MT) als de Directiesecretaresse verhinderd mocht zijn.

• Boeken van reizen en hotels in binnen en buitenland.

• Aanvragen van visa.

• Logistieke ondersteuning bij bezoeken van buitenlandse gasten, (internationale) seminars en meetings.

• Bijhouden van agenda's en maken van afspraken en het overzichtelijk en toegankelijk opslaan van gegevens.

• Up to date houden van het relatiebestand en invoeren van gegevens en maken van planningen op basis van aangegeven deadlines.

• Verstrekken van (telefonische) informatie in de Nederlandse en Engelse taal. Daarnaast bijvoorkeur nog in minstens één andere vreemde taal.

Functie-eisen

• Minimaal 5 jaar ervaring met bovengenoemde taken.

• Goede kennis van MS Office pakketten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Visio).

• Organisatorisch sterk en beschikken over helikopterview.

• Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal en bij voorkeur een of meerdere andere vreemde talen. Spaans is een pré.

• Persoonlijke eigenschappen: servicegericht, accuraat, stressbestendig, communicatief, aanpakker (ook fysiek), representatief, sociaal vaardig en oog voor detail.